LA AUDITORÍA: PRIMERA ETAPA DEL PLAN DE COMUNICACIÓN
El Plan de
Comunicación
Es el esqueleto, la base que permite practicar una
comunicación institucional profesional. Como la comunicación es una labor que
aborda multitud de actividades, que se dirige a numerosos tipos de públicos y
puede tener desde uno hasta múltiples objetivos, es fundamental organizarla y
llevarla a la práctica con un marco de referencia claro: el Plan de
Comunicación. Se trata de un instrumento que engloba el programa comunicativo
de actuación (a corto, medio y largo plazo), y que recoge metas, estrategias,
públicos objetivo, mensajes básicos, acciones, cronograma, presupuesto y
métodos de evaluación.
Auditoría de
comunicación
Es el instrumento que permite obtener datos sobre el
desarrollo de un análisis de la situación actual de la comunicación de una
empresa. Revisión de la eficacia de la política de comunicación interna que
sigue la empresa, y auditoría de los canales y medios que utiliza, así como
recomendación de las medidas adecuadas para mejorarla.
La auditoría va enfocada a medir la efectividad de las
diferentes herramientas de comunicación que utiliza la empresa y de qué manera
sus audiencias perciben los mensajes emitidos.
La auditoría será una herramienta para la gestión
estratégica de la comunicación, la cultura y la imagen corporativa.
La auditoría permite establecer recomendaciones y con su
implementación se puede corregir los déficit y desarrollar una comunicación
óptima y rentable.
La auditoría permite conocer la forma en que el personal de
la organización establece los vínculos comunicativos, la cual se centra en el
interior de la organización.
Los empleados deben conocer las políticas, logros,
objetivos, retos o problemas que solucionar.
Con la auditoría se busca detectar los problemas de flujos
informativos, se hace con el propósito de descubrir si los empleados y
directivos tienen la misma percepción y conocimiento sobre los objetivos de la
organización.
¿Qué se examina en la
auditoría?
- La comunicación face to face y la comunicación escrito.
- La comunicación entre personas, departamentos y la comunicación externa.
- Los canales de comunicación y su frecuencia
- Los contenidos, la claridad y la efectividad de la comunicación.
- Las necesidades de información requerida.
- La comunicación informal y las actitudes individuales.
- Es importante la fase de obtención de datos. La cual está basada en la combinación de técnicas de investigación como focus-groups, entrevistas, la observación de conductas, el análisis documental y la encuesta.
- La auditoría es un proceso de obtención de información y emisión de un informe que recoge las conclusiones y recomendaciones a seguir para la implementación, y servirá de base para posteriores planes de comunicación.
¿Cómo se hace la
auditoría?
- La auditoría es la primera etapa de un plan de comunicación.
- Su finalidad es ayudar a identificar una situación en sus aspectos interdisciplinarios.
- La auditoría permite adaptar y afinar las acciones precedentes.
- La auditoría constituye en sí misma un acto de comunicación.
- Sin auditoria el plan de comunicación se vuelve redundante y complejo.
PARA HACER UNA BUENA EVALUACIÓN O AUDITORIA,
DEBEN RESPETARSE CINCO CRITERIOS:
- La medición debe ser lo más exhaustiva posible
- La medición debe hacerse en relación con un objetivo de comunicación
- Los resultados deben reflejar fielmente la realidad
- Los resultados se deben de interpretar a una tendencia
- Los instrumentos de medición deben arrojar resultados claros
7 INSTANCIAS O FASES PRINCIPALES DE LA AUDITORIA
- Identificación de la organización
- Objetivos de la auditoria
- Relevamiento de la realidad organizacional
- Diagnóstico
- Definición de problemas
- Plan de comunicación
- Conclusiones
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